MJE-EM-010-2024 Employé.e Administratif.ve en lieu d’accueil enfants (APP)

Date d’embauche prévisionnelle : 16 février 2024

 

Référence : MJE-EM-010-2024

 

Durée du contrat : 12

 

Lieu de Travail : st gilles les bains

 

Entreprise : ma kindy

 

Contact : neway

 

Téléphone : 0692392563

 

Email : neway.association@gmail.com

 

Code ROME : M1602

 

Nombre de postes : 2

 

Durée de travail hebdomadaire : 35h

 

Salaire indicatif : 1398 €

 

Missions :

Dans le respect des consignes et en prenant en compte l'environnement de la structure ( lieu d'accueil jeune enfant); il/elle assure les travaux courants de secrétariat. Il/Elle présente, saisit et actualise des documents professionnels à l'aide des outils bureautiques et optimise le fonctionnement de la messagerie générique de la structure.
Au quotidien, Il/Elle assure l'accueil des visiteurs, le traitement des appels téléphoniques, la réception et l'expédition du courrier ; il/Elle effectue les recherches nécessaires pour répondre aux demandes d'informations tant à l'interne qu'à l'externe.
Pour optimiser les organisations internes, Il/Elle utilise des outils de collaboration, synchrones et asynchrones, et adopte une attitude écoresponsable en numérisant des documents, en local ou sur des serveurs distants tels que dans un cloud, afin d'assurer la conservation et la traçabilité des informations selon les procédures en vigueur.
L'employé administratif et d'accueil exerce son activité sous la responsabilité de la hiérarchie et en relation avec les différents services internes comme avec les partenaires externes. Il/Elle organise son travail en fonction des priorités qui lui sont données, avec réactivité. Il/Elle respecte les règles de confidentialité et veille à assurer un environnement d'accueil conforme à la culture de la structure.
L'emploi s'exerce au sein d'un service ou à un poste d'accueil. Il nécessite un savoir-faire mobilisant des qualités personnelles comme des compétences techniques. L'utilisation quotidienne d'outils collaboratifs, d'une messagerie et de logiciels spécifiques à la structure implique, en permanence, une actualisation des compétences liées aux évolutions technologiques.
Les conditions d'exercice varient selon la structure dans laquelle Il/Elle peut assurer tout ou partie des activités de l'emploi. Dans des structures de taille importante, les activités sont déterminées par les spécificités du service et nécessitent un autocontrôle du respect des procédures. Dans des PME et TPE, une certaine autonomie est nécessaire ainsi qu'une bonne capacité d'adaptation aux différents contextes de travail.
L'employé administratif et d'accueil doit faire face à des changements ou des interruptions fréquentes d'activité dans un environnement qui peut être bruyant. La simultanéité des tâches et l'afflux de visiteurs et d'appels téléphoniques nécessitent une capacité d'organisation et de contrôle de soi, dans une posture de service.


Lieu de formation : st gilles les bains  

 

Niveau et Diplôme préparé :

 

Formation préparée : intitulé et niveau : TP -employé administratif et d'accueil

 

Formation / Diplôme demandé : sans

 

Expérience : Stages bienvenus

 

Permis & mobilité : Permis + véhicule exigé

 

Amplitude horaire : 9h00-13h00/ 14h00-17h30

 

Savoir :

 

Savoir être :

Accueillir et orienter les visiteurs et les collaborateurs
Traiter les appels téléphoniques
Répondre aux demandes d'informations internes et externes

 

Savoir faire :  

Compétences théoriques :
• Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de
secrétariat
• Bonne expression orale et rédactionnelle
• Très bonne maîtrise des outils bureautiques : word, excel, powerpoint et des
outils de messagerie
Savoir-faire opérationnel :
• Valeurs et missions de la structure
• Capacité à contribuer à un projet multi partenarial
• Utilisation des modes de communication (téléphone messagerie, agenda
électronique...)
• Analyse et gestion des demandes d’information
• Capacité d’organisation, polyvalence
• Aptitude à travailler en équipe
• Maîtrise de la communication en anglais
Savoir-faire comportementaux :
• Discrétion, sens de la confidentialité
• Aisance relationnelle et sens de l’écoute
• Ouverture d’esprit
• Bonne présentation,
• Forte capacité d’organisation, rigueur et méthode
• Bonne capacité de résistance au stress

 

Infos complémentaires / Commentaire :  

 

Pour candidater, contacte ton conseiller M.I.O ou envoie ton CV à cv@mio.re avant le 13 février 2024 avec la référence MJE-EM-010-2024