ASSISTANT.E MANAGER DANS UN ETABLISSEMENT DE SANTE

Missions

- Assurer l'accueil physique, téléphonique et par courriel du secrétariat de la DRHAG et selon à l’accueil de l’ARS La Réunion
- Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes
- Traiter des dossiers ponctuels sur demande de la DRHAG
- Diffuser des notes de services (DRH-AG)
- Participer à la gestion des boites mails du service
- Participer au suivi des instances représentatives du personnel
- Participer au suivi des visites médicales
- Assurer la mise à jour des absences de l'ensemble des agents de l'ARS Réunion (arrêt maladie ordinaire, accident du travail, garde d'enfant, etc.…)
- Préparer les réponses aux candidatures spontanées et suivre le recrutement
- Accueillir les usagers et partenaires extérieurs
- Bien orienter les visiteurs vers les services concernés
- Gérer le flux de visiteurs entrant et sortant et enregistrer leurs identités
- Réceptionner les appels et orienter les interlocuteurs vers les services concernés
- Enregistrer sur le registre d’appels les coordonnées de tous les interlocuteurs ne parvenant pas à joindre leur correspondant
- Participer au processus interne des achats
- Réceptionner les commandes des fournisseurs

Savoir être

- Réactivité et sens de l’initiative
- Sens du contact et de l’écoute/ sens des relations humaines
- Disponibilité
- Discrétion
- Maîtrise de soi

Savoir-faire

- Rigueur : M
- Organisation : A
- Capacité rédactionnelles : A
- Travailler en équipe : M
- Capacité d’écoute : M
- Capacité à s’adapter aux situations imprévues : A